′TeamWork′ Personal per Sofort GmbH
Sendlinger-Tor-Platz 9 / 6.OG
80336 München

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Eingestellt: 01.09.2017 in Projektmanagement

Projektassistenz (m/w)

Standort: München

Ihre Aufgaben:

  • Sekretariats- und Assistenzaufgaben
  • Kommunikation mit internen und externen Stellen im Rahmen der Aufgabenstellung
  • Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team (umfasst Schreiben von Protokollen, Berichten, Korrespondenz, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen nach Vorlagen
    z. B. nach handschriftlichem Konzept, mündlicher Anweisung, Stichworten)
  • Schreiben von Fließtext nach Vorlage ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch) und das Einholen von Unterschriften
  • Buchen von Reisen, Seminaren, Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen und Workshops
  • Erledigung der Abrechnung nach betrieblichen Richtlinien (Reiserichtlinie etc.)
  • Führen und Organisieren der Büroablage (inkl. Optimierung und ggf. Entwicklung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente)
  • Aktualisieren von Unterlagen
  • Bestellen und Verwalten von Büromaterial
  • Betreuen von Besuchern
  • Führen und Erstellen von Listen und Dateien
  • Pflege und Prüfung von Daten (z. B. Zeitdatenerfassung, etc.)
  • Organisation und Überwachung des Postdurchlaufs inkl. Sichten der Eingangspost/Mails und Verteilen nach eindeutig erkennbaren Zuständigkeiten und Prioritäten
  • Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit
  • Vereinbaren und Verfolgen von Terminen
  • Administrative Abwicklung/Unterstützung bei Personalzu- und -abgängen (z.B. Beantragung/Löschung IT-Berechtigungen, Antrag/Löschung Telefonfreischaltung etc.)
  • Erstellen und Verwalten von Bedarfsmeldungen in SAP-SRM
  • Leistungsabrechnung: Überprüfung von Rechnungen und Kontierungen
  • Prüfen von (Fremdleistungs-) Abrechnungen an Hand von (Prüfungs-) Unterlagen/ -vorgaben
  • Klären auftretender Differenzen mit Fachabteilung/Lieferanten
  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen mit inhaltlichem Bezug zum Sachgebiet (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops, Events etc.)
  • Pflege des Intranet-Auftritts inkl. Umsetzung

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung
  • Sicherer Umgang mit MS Office
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit

Leistungen:

  • Attraktive Vergütung (IG Metall Tarifentgelt)
  • Sozialleistungen (BAV, Belegschaftsrabatt)
  • Weiterbildungen
  • Übertariflicher Urlaubsanspruch
  • Individuelle Betreuung
  • Langfristige Perspektiven

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